コロナで会社は早急な対応が必要
2020年、日本は新型コロナウイルスにより、甚大な被害が出ております。
首都圏等の限られた地域のみに出されていた非常事態宣言も、後に全都道府県にまで拡大をすることになりました。
コロナ対策については、企業活動においても、様々な対策が求められますが、その中でも注目を集めているのが、「テレワーク（在宅勤務、リモートワーク）」ではないでしょうか。
政府等からも要請があるように、可能な限りテレワークにて業務を行うことが求められていますが、企業として、テレワークを導入するためには、何をどうする必要があるのでしょうか。
会社側がやるべき４つのこと
会社側がテレワークの導入するにあたっては、最低でも次の４つの対応をする必要があると言えます。
１）自社はテレワークに対応しているのかを確認
まずは、自社がテレワークによる業務遂行を前提としているのかを確認をする必要があります。
就業規則の業務場所に関する事項に、以下の記載があるか確認をしましょう。
- テレワークによる方法
- 会社が別途指定した場所
このような記載がなければ、そもそも、テレワークで行う可能性があることを定めなければなりません。
２）テレワーク時のルールを作る
上記（１）における、テレワークで業務を行う可能性があることを定めたら、実際にテレワークを行う場合のルールを設ける必要があります。
通常の業務時に想定していない事項や、通常業務時のルールにそぐわない事項などがあるからです。
ルールとは、就業規則や各種規程のことを指します。
就業規則に追加する方法でもよいですが、作業が煩雑になることが多いため、別規程（テレワーク規程）とすることが望ましいと言えます。
テレワーク特有な取り決めが必要な事項としては、下記のものが考えられます。
- 勤務場所（自宅以外もOKなのか等）
- 対象者（どういった部署、チーム、担当者が対象になるのか）
- 勤怠時間や時間外労働について（確認が取りづらいため、報告や許可の有無等のフロー）
- 業務に関する事項や緊急時の報告、連絡、相談に関する事項（いつ、誰に、何を報告するのかなど）
- 秘密保持に関する事項
- 機材に関する事項（貸与なのか否か、自己負担時のセキュリティーについて、貸与時の取扱など）
- 費用負担（水道光熱費などの負担など）
これら以外にも、以下の内容を設けておくことが望ましいと言えます。
- 労働時間や休憩、休日関係
- 服務規律関係
- 安全衛生に関する事項
テレワーク特有な事項以外については、通常勤務と違いがなければ、就業規則の引用でも問題はありません。
３）秘密保持について、改めて従業員と確認をする
規程にも定めてあることが望ましいですが、加えて「誓約書」などで、従業員に再確認させることがより良いと考えられます。
個々人に「誓約書」などを書かせることにより、より当事者意識をもって、守秘義務を順守させることにつながります。
４）機材などはどうするか決める
こちらも（３）同様、規程にも定めてあることが望ましいですが、加えて「誓約書」などで、従業員に再確認させることがより良いと考えられます。
自前のものではないからと、雑に扱う人も中にはいます。
従業員ごとに「誓約書」を作成し、署名捺印させることで、責任を持った行動をするように抑止することが望ましいと言えます。
テレワーク（リモートワーク）対応は早めに！
コロナの影響で、多くの企業が、テレワーク（リモートワーク）に移行せざるを得ない状況です。
このような事態になってから、急いで整備をすると、整備漏れなどにより、後から未払い賃金や機材トラブルなどの問題が発生することになります。
先手の行動を心掛け、早めに準備をするようにしましょう。