給与計算をする人にとって通勤交通費の取り扱いは、複雑であることから大きなネックになっているかと思います。
交通手段も様々ですし、パートやアルバイトなど短期の方もいる企業もあります。
各種税金はかかるのか、社会保険は適用されるのかなど取り扱いが難しいものです。
今回は、そんな通勤交通費について説明します。
課税は？社会保険は？対象になるか
まず、交通費にかかる税金についてですが、国税庁の取決めでは通勤交通費は一定の額まで非課税となっております。
電車やバスのみで通勤している場合は一か月当たり１５万円までは非課税となります。
新幹線通勤の場合もこれに含まれますが「経済的かつ合理的な経路」が対象となりますのでグリーン料金は課税対象となります。
この上限額ですと東京-静岡間の新幹線定期でも範囲内に収まりますのでほとんどの企業では通勤交通費が課税対象となることはないでしょう。
マイカー通勤ですと片道の通勤距離により非課税の限度額が変わってきます。
電車やバスと違い一律ではないので分かりにくいですが、限度額を超えていないか確認しておく必要があります。
公共交通機関通勤でもマイカー通勤でも限度額を超える部分は通勤交通費として支給はできず、超える部分の金額は給与に上乗せになり所得税の対象となります。
所得税では限度額まで非課税ですが、社会保険・雇用保険は、限度額などはなく、全てが保険計算における計算の対象となります。
各保険料は通勤交通費を含めた金額での算出となりますので通勤交通費が変わると保険料が大きく変動してしまう事もありえます。
長期の定期券の支給には注意を
通勤経路の変更があることは珍しくありません。
経路変更の際には、交通費の再計算と支給と併せ、今までの定期の払い戻しをしなければなりません。
月初めなどに変更がある場合はその月から適用すれば良いですが、大体が引っ越しなどで日にちもまちまちになってしまうかと思います。
定期代は１ヶ月毎と決めている場合、給与を計算する期間の時点での交通ルートで支給とルールで定めてしまえば払い戻しや再支給時にあまり問題は起こりません。
長期(３か月６か月)の定期代を支給している場合は変更時に日割りをするのか、払い戻しの金額や手順、新ルートの定期はどれくらいの期間支給するかなど取決めておく必要があります。長期の定期券の場合は動く金額が大きくなってしまうので変更時における得失を抑えるために清算後に再支給する方がよいでしょう。
ルールにのっとり運用
通勤交通費の支給は法的に決まっているものではありません。ですから支給しない、全額支給などは企業ごとにルールを定めても問題ないのです。
先にも解説した通り通勤交通費の定めは「経済的かつ合理的な経路」とされていますが、都市圏など公共交通機関の選択肢が多いこともあり両方の条件を満たすことができない場合もありますし、定期購入の際に一か月分か長期分かと選択肢もあります。
だからと言って各々すべての都合に合わせていては処理が膨大になったり、考え方のずれから従業員の不満が噴出したりと運用しづらくなってしまいます。
そのためにもあらかじめルールを定めておき、例外がないよう運用することが望ましいと言えます。
通勤経路の変更の申請が漏れた時の対処も重要です。遠方から近くに移った場合交通費を実際より多く支給されていることになりますから横領となってしまいます。
こういったことも含め従業員に周知し、会社側も理解して運用していくことが大切です。
まとめ
通勤交通費は「非課税対象の上限額があり超えた場合は課税対象」「社会保険は通勤交通費を含めた給与が適応対象」と解釈しましょう。
長期の定期代になりますとさらに込み入りますので、やはり明確なルールを設けそれにのっとりスムーズな運用をしていくことをお勧めします。