年次有給休暇取得義務化に対する企業経営者や担当者が行うべき、具体的な対策とは【解説】

労働関連法の改正や働き方改革
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2019年(平成31年)4月1日より、年次有給休暇の取得義務化がスタートしました。詳細については、過去の記事でも紹介をしていますが、会社は具体的に何をしたら良いのでしょうか。

今回は、実際に行うべき対策について、具体的に解説をしていきます。

社労士5000

年次有給休暇の管理

年次有給休暇の取得義務化を正確に実行するためには、人ごとに入社日が異なる会社などでは、基準日が人ごとに異なり、誰がいつまでに年次有給休暇を5日取得しなければならないのか、細かな管理が必要となります。

そのため、より管理をしやすくするためには、次のような対策をとることが望ましいと言えます。

1)基準日を年始や年度初めに統一

基準日を1つにまとめることが有効です。例えば、年始(1/1)や年度始め(4/1)に基準
日を統一することで、より多くの方を統一的に管理することが可能です。

2)基準日を月初などに統一

入社が月の途中であっても、基準日を月初などに統一します。例えば、同じ月に採用した方
の基準日を月初に統一することにより、統一的な管理が可能となります。

年間5日を確実に取得させるためには

1)基準日に年次有給休暇取得計画表を作成する

年次有給休暇をより多く取得するためには、計画的に取得することが重要です。

年5日の年次有給休暇を取得させる義務を確実に履行するため、労働者が年間を通じて計画的に年休を取得できるよう、まずは基準日に年度別や四半期別、月別など期間ごとに年次有給休暇取得計画表を作成することが重要です。

年次有給休暇の取得予定を明らかにすることにより、職場内において取得時季の調整がしやすくなります。

計画表は、氏名、基準日、基準日の有給残日数、各月の取得予定(●月、×日、△日取得・・・)などといった事項をエクセルでまとめるだけでも十分です。

あらかじめ作成しておくことで、労働者が職場の上司や同僚に気兼ねなく年次有給休暇を取得することが出来ます。

年間の予定だと、後の方の月の予定などが変わることもあるため、対処しにくいという場合には、四半期や月ごとに計画表を用意することで、より細かな調整が可能となります。

2)使用者側から時季指定を行う

使用者からの時季指定は、基準日から1年以内の期間内に、適時に行うことになりますが、年5日の年次有給休暇を確実に取得するに当たっては、以下の方法により、労働者からの年次有給休暇の請求を妨げず、かつ効率的な管理を行うことができます。

  • 基準日から一定期間が経過したタイミング(半年後など)で年次有給休暇の請求・取得日数が5日未満となっている労働者に対して、使用者から時季指定をする
  • 過去の実績を見て年次有給休暇の取得日数が著しく少ない労働者に対しては、労働者が年間を通じて計画的に年次有給休暇を取得できるよう基準日に使用者から時季指定をする

3)年次有給休暇の計画的付与制度(計画年休)を活用する

計画的付与制度で取得した年次有給休暇も5日取得義務化の5日としてカウントされます。

計画的付与制度は、使用者側としては管理がしやすく、会社の運営に合わせて計画的に実施することができます。

労働者側としても、前もって計画的に休暇取得日を割り振るため、ためらいを感じることなく年次有給休暇を取得することができます。

計画的付与とすることが出来る日数としては、付与日数から5日を除いた残りの日数が計画的付与の対象になります。

11日付与されている労働者であれば、6日分が計画的付与とすることが出来ます。

年次有給休暇の計画的付与制度の導入には、就業規則による規定労使協定の締結が必要になります。

就業規則には、労使協定により計画的付与を行うことがある旨の規定をする必要があります。労使協定で定める項目は以下の通りです。

  • 計画的付与の対象者(あるいは対象から除く者)
  • 対象となる年次有給休暇の日数
  • 計画的付与の具体的な方法
  • 対象となる年次有給休暇を持たない者の扱い
  • 計画的付与日の変更

労使協定を締結した後は、原則としてそれを変更することはできないので、注意しましょう。なお、監督署への届出は不要です。

計画的付与の方法としては、以下のような方法がありますので、会社の実態に合った方法で活用できます。

  1. 一斉の夏季休業など、全労働者に対して同一の日に付与する
  2. 部署やグループごとに交代制で付与する(定休日を作らない、作りづらい企業など)
  3. 個別に付与する(夏季休暇、年末年始休暇、その他誕生日、記念日休暇など)

計画的付与例としては、以下のような名目などが考えられます。

  • 夏季、年末年始などの大型連休として
  • 飛び石連休などに対する橋渡し連休(ブリッジホリデー)として
  • 閑散期に有給付与義務の達成として
  • 誕生日や記念日などのアニバーサリー休暇として

会社側からではありますが、あらかじめ計画的に付与するような体制を整えておけば、労働者としても、気兼ねなく有給が取得でき、会社としても労働者個人としても計画が立てやすく、なおかつ有給付与義務を達成することができます。

まとめ

労務に関する専任担当者がいない会社こそ、早いうちに管理体制や付与計画を検討し実施していく必要があります。

改正法は既に実施されていますので、早めの対策を行いましょう。